Egy tárgyi eszköz leltár kiszervezése és jelentősége

Ma Magyarországon a legtöbb kisvállalat saját maga végzi el a tárgyi eszköz leltárt, azonban a közép-és nagyvállalatok – méretükből fakadóan – egyszerűen nem, vagy csak nagy küzdelem árán tudják ezt önállóan, külső segítség nélkül megoldani.

Ám mielőtt egy vállalat a kiszervezés mellett döntene, alaposan mérlegelnie kell az azzal járó előnyöket és az esetleges hátrányokat is, bár – erre jelenthet kiváló módszert a stratégiaalkotásban és az üzleti tervekben is alkalmazott SWOT-elemzés. Ezzel az elemzési módszerrel alaposan feltérképezhetjük egy szolgáltatás – jelen esetben a tárgyi eszköz leltár készítés – igénybevételének életképességét és létjogosultságát, hiszen pontos képet kaphatunk arról, hogy megéri-e kiszervezni a leltározást.

A SWOT kifejezés egy angol mozaikszó, melynek elemei:

• Strengths – erősségek: jól működő tényezők, amelyekre befolyással is lehetünk, hogy még jobban működjenek
• Weaknesses – gyengeségek: olyan tényezők, melyek negatívan hatnak, de van rá lehetőség, hogy jobban működjenek
• Opportunities – lehetőségek: olyan tényezők, melyekre nincsen befolyásunk, de erre építve kihasználhatjuk erősségeinket
• Threats – veszélyek: olyan negatív tényezők, amelyekre nincsen ráhatásunk, kockázatot jelentenek

A SWOT-analízis alapvetően a projektmenedzsment és a brandépítés eszköze, ezért veszi górcső alá az erősségek és a lehetőségek mellett a gyengeségeket és a veszélyeket is – ám a leltározás vonatkozásában ez nem így van, az előbbiek lényegesen többet nyomnak a latban, mint az utóbbiak, ha az egyszeri nagyobb költség hátránynak tekinthető egyáltalán. Ennek megfelelően a következőképpen állíthatjuk össze a kiszervezett leltárra vonatkozó, a terület sajátosságaiból fakadóan csak a pozitívumokat vizsgáló SWOT-elemzést:

A kiszervezett tárgyi eszköz leltárban rejlő lehetőségek

Ahogy az a fenti táblázatból is jól látszik, a kézenfekvő előnyök mellett a kiszervezett leltár olyan lehetőségeket is rejt magában, amelyekre korábban nem vagy csak csekély mértékben valósultak meg. A lehetőségek közül kiemelnénk az eredmények kiértékelését, ugyanis erre jellemzően kevés időt és energiát tudnak fordítani az egyes cégek. Megfelelő belső munkafolyamat átszervezésével vagy kialakításával központilag is ellenőrizni lehet azt, hogy az adott cégnek mennyire megfelelő az eszközök kezelése, az eredmény mennyire fedi a valóságot stb. A leltár kiszervezését megelőző SWOT-elemzés tehát  egy hatalmas lehetőség arra, hogy a vállalat akár a teljes eszközkezelésre vonatkozó belső folyamatait felülvizsgálja, majd szükség esetén optimalizálja.

Konklúzió: összességében azt mondhatjuk, hogy ha a kiszervezés egy szervezet belső folyamataival összeegyeztethető, akkor mindenképp érdemes megfontolni és szakemberekre bízni a teljes leltározási folyamatot.

A leltár kiszervezésének vitathatatlan előnyei

A tárgyi eszköz leltár kiszervezése gyakorlatilag teljesen leveszi azt a terhet a vállalatokról, ami egy leltár teljes körű lebonyolítása jelent. Az erre szakosodott cégek teljesen átvállalják a leltár megszervezéséhez szükséges logisztikai feladatokat, a leltár lebonyolítását egészen az adatok azonnali átadásáig. A gyakorlat azt mutatja, hogy az átadott eredményt követően a szakcégek már nem folynak bele az eredmények kiértékelésébe, de természetesen erre is van lehetőség.

Az outsourcing jelentősége abban van, hogy a megbízott cég ténylegesen átvállal minden feladatot, melyek közül a legfontosabbak:

• megfelelő mennyiségben biztosítja a humán erőforrást
• oktatja, képezi munkavállalóit a megbízó folyamatairól
• megszervezi a leltárfelvételt: a pontos időbeosztáshoz megfelelő mennyiségű munkaerőt rendel
• kontrollálja a leltárfelvételi folyamatokat
• ellenőrzi saját munkavállalóit: az eszközök rögzítésének helyességét, a folyamatok betartását, továbbá garanciát vállal az átadott adatok helyességére.