Opciók a leltározásra
Legyen szó tárgyi eszköz leltár vagy készletleltár elvégzéséről, többféle adatgyűjtő eszközzel dolgozhatunk. Választhatjuk a már jól ismert papíralapú, úgynevezett leltárfelvételi íven (leltáríven) történő adatrögzítést, használhatunk offline vonalkódolvasót a számoláshoz, de akár valós idejű leltározási technológia mellett is dönthetünk (cégünk egyedi fejlesztésű countIT rendszert alkalmaz).
Leltározás leltárfelvételi íven
A leltárfelvételi ív használata akkor javasolt, ha a lefedni kívánt terület viszonylag kicsi, és mentes az allokációktól. A leltáríven megadhatjuk a tárgyi eszköz vagy a készletleltár pontos idejét, a termékek sorszámát/vonalkódját, nevét, darabszámát és típusát, ezenfelül pedig az egységárat és az értéket. A folyamatot leegyszerűsítendő a rendszerből kinyert mennyiségi adatokat is szerepeltethetjük a listán, továbbá a megjegyzés rubrikát is kitölthetjük, ha szükséges — jelezhetjük, ha a termék csomagolássérült vagy hiányos.
A leltárív használatának legnagyobb előnyei
A kötelező évenkénti leltár elkészítéséhez keres megbízható céget, vagy gyakrabban végezne raktárkészlet-ellenőrzést? Engedje meg, hogy levegyük a válláról a terheket, és bízza ránk a leltáríven történő leltározást!
Az idegen készletekről készített leltár felvételét ajánlott külön, a saját eszközöket nem tartalmazó leltárívekre felvezetni.
A leltáríveket sorkihagyás nélkül, sorszámozva, két példányban kell kitölteni, az üresen maradt sorokat pedig átlósan kell kihúzni. Az összes leltározott cikk névvel és mennyiséggel történő azonosítása után kerül rá a leltárívre a beszerzési ár és a leltárérték. A leltárfelvételi ív szabályos javítása úgy történik, hogy a rossz adatot egy vonallal áthúzzuk, és odaírjuk az újat, melyet aláírással és dátummal is el kell látni.
A leltárfelvételi íveket a bizottság tagjainak alá kell írni, majd a leltárösszesítőben fel kell vezetni a leltárívek sorszámát és a sorszámokhoz tartozó kiszorzott leltárértéket.
Mi történik a leltározás után?
A leltározás befejezése után ellenőrizni kell, hogy az eszközöket teljes mennyiségben számításba vették-e, és hogy a kiadott leltárbizonylatok példányaival maradéktalanul el tudnak-e számolni.
A leltár adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal is össze kell vetni. Ha a jegyzőkönyv eltérést vagy leltárhiányt állapít meg, a hiányosságok okának kivizsgálása után a különbözetet rendezni kell.
A szigorú számadású leltáríveket a felhasznált leltározási szabályzatot és a leltározási ütemtervet tíz évig meg kell őrízni.
