Tárgyi eszköz leltár
A tárgyi eszközök leltározása minden vállalkozás számára kiemelten fontos, hiszen háromévente törvényi kötelezettség az üzleti év végén felmérni a legkülönbözőbb vagyontárgyakat. Mindemellett a tárgyi eszköz leltár a cég sikeres működése szempontjából is fontos, hiszen így lehetséges elkerülni a felesleges beszerzéseket, és elősegíteni a kiadások pénzügyi tervezhetőségét. Az eszközeiről vezetett pontos adatbázis segítségével hatékonyan működő, jól strukturált, sikeres céget építhet.
A tárgyi eszközök leltározásának elmulasztása megkárosíthatja a cégét, hiszen, ha egy-egy futó projekthez adatbázisba vétel nélkül kerülnek használatba új eszközök, a következő projektekhez való újabb és újabb eszközök megvásárlása felesleges kiadásokat generálhat. Amennyiben kiszervezett leltármenedzsmentet választ, lehetőség van az így lappangó, használaton kívüli eszközök beazonosítására, elkerülve a használati tárgyak elértéktelenedését, valamint megelőzve a felesleges, pazarló kiadásokat.
A vonalkódrendszer előnyei
A tárgyi eszköz leltározásának alapja minden esetben egy egységes azonosítási rendszer. Legyen szó a kisebb készlet leltárak esetén is bátran használható leltárfelvételi ívről vagy a kifejezetten korszerű vonalkódrendszer bevezetéséről, fontos, hogy szisztematikusan járjon el, és semmit se hagyjon ki a tárgyi eszköz nyilvántartásból. A vonalkódrendszerrel egyszerre nyerhet időt és minimalizálhatja a hibák előfordulásának lehetőségét.
A vonalkódos rendszerben minden tárgyi tételt időtálló címkével jelölünk meg, melyek bármikor egyszerűen beolvashatók. Legyen szó bútorokról, számítástechnikai berendezésekről vagy kisebb irodai eszközökről, a vonalkódos címke tartalmazza az adott tétel egyedi azonosítóját.
A vonalkódos tárgyi eszköz leltár rendkívüli előnye, hogy az első leltárba vétel után hihetetlenül lecsökken a leltározásra fordított idő, valamint szinte bármilyen cikk vagy eszköz esetében, bárhol kivitelezhető. A vonalkódos technikánál ugyanakkor nem kell attól tartania, hogy a magasabb szintű technológiának magasabb költségvonzatai lesznek, hiszen a vonalkódot tartalmazó matrica olcsón legyártható, illetve könnyedén pótolható. Ugyan ehhez a technológiához szükség van szoftveres támogatásra és hardveres eszközre, a bevezetési költségek a gyors és precíz, rendszeres leltározás miatt hamar megtérülnek.
Cégünk a professzionális adatbázisba vételt követően hozzáférést biztosít a folyamathoz használt, saját fejlesztésű countIT szoftverhez, így Ön és munkatársai a későbbiekben egyszerűen, hatékonyan, valamint önállóan tudják követni az eszközmozgásokat.
Induló vállalkozásoknál kifejezetten hatékony lehet rögtön modern leltározási technikákkal ellenőrizni a kezdő beruházásokat, hiszen így kevesebb esély van arra, hogy később pontatlanságokat fedez fel.
A vonalkódos leltározással Ön
- Egyszerűen lokalizálhatja tárgyi eszközeit, így nem kell tartania attól, hogy azok kiesnek a nyilvántartásból.
- Nyomtatványokat készíthet, melyek megkönnyítik az eszközkezelést, ugyanakkor a digitális adatbázis mindig a rendelkezésére áll.
- Hatékonyan nyomon követheti a kiadást, illetve a visszavételt, az átadás-átvételt, a hiányokat, az új beszerzéseket, illetve az esetleges sérüléseket, javításokat.
- Statisztikát vezethet a leltározás alkalmával feltárt eltérésekről.
- Hierarchikusan csoportosíthatja tárgyi eszközeit, így logikus rendszerben, könnyedén kezelheti őket.
- Kategóriákba rendezheti tárgyi eszközeit, így könnyen megállapíthatja, milyen új beszerzések lehetnek szükségesek.
- Fotódokumentációt csatolhat a nyilvántartott tárgyi eszközökhöz, így még egyszerűbben beazonosíthatja őket akár a vonalkód esetleges eltávolítása után is.
- Leírásokat csatolhat az egyes tárgyi eszközökhöz, így könnyen követheti azok állapotát, típusát, gyártási évét vagy más szükséges információkat.
Fontos, hogy minden eszközt önállóan tüntessünk fel az adatbázisban, hiszen ezek önállóan képeznek értéket. Különösképpen így van ez a gépek, műszerek vagy egyéb berendezések esetében, melyek nagyobb értéket képviselnek. Mivel minden eszközről szükséges a leltárfelvételi jegy kialakítása, és az adatbázisból nem maradhatnak ki az egyes eszközök tartozékai sem.
