Az alkalmazott végezze a leltározást vagy szervezzük ki?

Leltározás előtt gyakorta felmerül a kérdés: ki végezze az áruleltárt? Az alkalmazottak, akik tapasztalatukból adódóan már jól ismerik a cég termékeit, a belső folyamatokat?

Esetleg olyan munkatársat kérjünk fel erre, aki bár nem vesz részt napi szinten az árumozgatásban, de mégis „képben” van cégünk működését illetően? Vagy szervezzük ki külsősöknek a feladatot? Esetleg vegyünk igénybe olyan profi szolgáltatást, aminek keretében A – Z-ig minden leltározással kapcsolatos teendő gondját leveszik a vállunkról?

Nem mindig a legkézenfekvőbb megoldás a leghatékonyabb is

A gyakorlat azt mutatja, hogy sűrűn előfordul – főleg anyagi megfontolásból –, hogy egy vezető saját alkalmazottjaival végezteti a leltározást. Ha belegondolunk ez egy rendkívül kényelmes, ugyanakkor kézenfekvő megoldás, hiszen egy belsős jól ismeri a munkafolyamatokat, a termékeket, tudja, mit hol talál, vagy éppen tisztában van azzal, hova kell nyúlnia, ha éppen hiányzó terméket keres…

Precíz leltár elkészítésénél viszont ezek az előnyök, éppen hogy hátránynak mondhatóak, mert olykor saját dolgozóink tudása, tapasztalata, rálátása, akaratlan beavatkozása az, ami a végleges számokat befolyásolja.

Ha objektív, a valóságot hűen tükröző pontos áruleltár a célunk, sokkal hatékonyabb, ha független közreműködőkre bízzuk a feladatokat. Olyanokra, akiknek semmiféle személyes „érdekük” nincs a leltár végeredményében, így egyszerűen csak szakmai tudásuk legjavát nyújtva végzik el a rájuk bízott munkát.

És plusz egy érv a leltár kiszervezése mellett: ameddig egy cég dolgozói gyakorta csak évi 1-2 alkalommal leltároznak, addig a profiknak minden a kisujjukban van, így idő- és energiahatékony, ha nem kell újra és újra, pontról pontra minden leltározással kapcsolatos szabályt átvenni az alkalmazottakkal.