A leltározás alapfogalmai
Minél nagyobb mennyiségű áruról vagy tárgyi eszközről van szó, annál fontosabb a pontosan végzett leltározás.
Legyen szó eszközökről vagy forrásokról, a leltározás akkor végezhető a leghatékonyabban, ha a cégvezetők tisztában vannak a leltározás alapvető fogalmaival – még akkor is, ha a feladatot adott esetben egy erre szakosodott, profi csapatnak szervezik ki. Lássuk, melyek a legfontosabb tudnivalók!
Leltár: egy olyan számviteli dokumentum, amely kimutatásszerűen tartalmazza a vállalkozás eszközeit és forrásait értékben és mennyiségben.
Nyitó leltár: a vállalkozás alakulásakor készített leltárt nyitó leltárnak nevezzük. Ez betekintést mutat a rendelkezésre álló eszközök, illetve források állományába.
Záró leltár: üzleti év zárásakor, illetve a cég felszámolásakor vagy végelszámoláskor záró leltárat kell készíteni.
Évközi és év végi leltár: fontos, hogy minden vállalkozás alá tudja támasztani a könyvviteli mérlegét, ezért annak fordulópontján szükséges felmérni a cég eszközállományát.
Vagyonmegállapító leltár: minden vállalkozásnak évente egyszer el kell végeznie az üzleti vagyon maradéktalan felmérését, ideértve a forgó- és tárgyi eszközöket is.
Mérleg: összevont kimutatás a vállalkozás vagyonáról, azaz az eszközök és források értékéről és minőségéről egy meghatározott időpontra vonatkoztatva.
Átadás-átvételi leltár: amennyiben a cégen belül egy adott terület felelőse változik, átadás-átvételi leltárat kell készíteni, így biztosítva, hogy az átadó maradéktalanul el tud számolni a tárgyi eszközökkel.
Teljes leltár: amennyiben a leltározás során a cég minden forrását és eszközét felmérik, teljes leltárról beszélünk.
Részleltár: a leltározás adott esetben csupán egy-egy féle eszközre vagy forrásra terjed ki. Ilyenkor részleltárról beszélünk.
Idegen leltár: a vállalkozás birtokában lévő eszközök adott esetben lehetnek idegen tulajdonban is. Az ezekről az eszközökről készített leltárat nevezzük idegen leltárnak.
Tárolási nyilatkozat: amennyiben egy vállalkozás tulajdonában lévő eszközöket idegen helyen tárolják, tárolási nyilatkozatot kell készíteni.
Rendkívüli leltár: amennyiben visszaélés gyanúja áll fenn, a kötelező leltárakon kívül lehetséges rendkívüli leltárat is végezni.
A leltározás során fontos odafigyelni arra, hogy az eszközöknek és a forrásoknak mindig a fordulónapra vonatkoztatott teljes értékét tüntessük fel, illetve vegyük számba a kötelezettségeket, valamint az esetleges követeléseket. A leltárat a leltározóknak, a leltárfelelősöknek, illetve az ellenőröknek is aláírásukkal kell hitelesíteniük.
