Leltárturpisságok – ha a számok csak „látványosan” stimmelnek
Kereskedelmi és gyártói oldalon egyaránt az év vége és az év eleje a leltározás időszaka. Sok helyen az úgynevezett „kötelező rossz”, amit minden évben legalább egyszer végre kell hajtani, mert ha nincs valós kontroll a készletek mennyisége felett, az számos problémát vonhat maga után.
Mint ahogy az is, ha a számok csak „látványosan” stimmelnek, de ösztönösen mégis azt érezzük, ezek nem a valóságot tükrözik.
Egy leltár akkor jó, ha világos és áttekinthető
Abban mindannyian egyetérthetünk, hogy a leltározás bármilyen rutinfeladatnak tűnjön, idő- és energiaigényes, főleg ha azt az előírtak szerint, alaposan és precízen kívánjuk elvégezni. Ugyanakkor megfontolt szervezést, előkészítést is igényel, mert a leltárnak a világosság elve alapján, áttekinthetőnek és reálisnak kell lennie.
Ha a leltár végén minden stimmel, ha a számadatokat összevetve nincs jelentősebb eltérés, a legtöbb cégvezető már hátra is dől, gondolván, a készlet teljes, a vagyonuk biztonságban van, és a leltárt végző alkalmazottakban is maximális bizodalmuk lehet. De mi van akkor, ha mindez csak a látszat? Nem fogunk hazudni! Hosszú évek tapasztalatával a hátunk mögött, a leltározásban jártas szakértői csapatunk a legagyafúrtabb, legmegdöbbentőbb mismásolásokkal, lopásokkal is találkozott már. Az emberi kreativitás olyankor is határtalan, ha arról van szó, hogy el kell tüntetni ezt-azt, vagy éppen némi számadattal kell zsonglőrködni úgy, hogy lehetőleg az nem szúrjon szemet senkinek.
Leltározáskor a szakértői segítség aranyat ér
Ha valaki nem megúszni akarja a leltározást, hanem tényleg valós képet szeretne kapni a készletleltárról, érdemes a következő tanácsokat megszívlelnie.
Először is, ha nem vagyunk tisztában a leltározási teendőkkel, ajánlott (és hosszú távon kifizetődőbb is) szakértői segítséget kérni. Ha nem szeretnénk megakasztani a kötelező leltárral cégünk működését, vagy ha nincsenek olyan alkalmazottjaink, akikre nyugodt szívvel rábíznánk a leltározási teendőket, célszerűbb profikra bízni a munkát. Akkor is érdemes őket hívni, ha egy ideje gyanakszunk, hogy egy vagy több vállalati szarka tünteti el az árut…
Kontrollált leltározási előkészületek
Aki életében legalább egyszer leltározott már, vagy legalábbis közelebbről látott már ilyet, tudhatja, hogy létezik egy aranyszabály: a leltárfelvételi íven nem szerepelhet, hogy az adott termékből mennyi van készleten. Azok, akik gyorsan szeretnék lezavarni a leltározást, csak odakanyarítják ugyanazt a számot, és már mennek is haza. Ha a leltárfelvételi íven szerepel, hogy mennyit kell találni az adott áruból, nagy valószínűséggel annyit is fognak találni azok, akik meg szeretnénk úszni a feladatokat.
Egy másik fontos előkészületi dolog, hogy ha egy mód van rá, ne a raktárosokra bízzuk a leltárt, sem azokra, akik napi szinten mozgatják az árut. Ők azok, akik rutinjukból és jártasságukból adódóan azonnal tudhatják, hogy hova kell nyúlni, mit kell megváltoztatni/pótolni ahhoz, hogy a végén stimmeljenek a számok. Néha csak figyelmetlenségből, néha szántszándékkal változtatnak a végleges számokon. Egy biztos: akár képesek is lehetnek eltüntetni a lopások árulkodó jeleit, így csökkenhet az esélye annak is, hogy fülön csípjük a tényleges elkövetőt.
Csak okosan a leltárívekkel és az IT eszközökkel
Ha a leltár papíron van rögzítve, a leltáríveket érdemes csak és kizárólag a munka idejére kiadni a leltározással megbízottaknak. Ha napokig itt-ott kallódnak ezek a papírok a raktár területén, ha követhetetlenül, kézről kézre járnak, csökkenhet a hitelességük, mert bárki bármikor ellenőrzés nélkül hozzájuk férhet.
Ugyanez a helyzet akkor is, ha a leltár felvétele valamilyen IT eszköz segítségével (tablet, vonalkód) történik. Nem mindegy, hány ember kezén mennek át a rögzített adatok addig, míg bekerülnek a készletmodulba. Utólagos korrigálások, beírások történhetnek, ha nem tudjuk nyomon követni a rögzített adatok útját, ez pedig nagyban torzíthatja az eredményeket.
Egy „tiszta szem” sokat segíthet
Lényeges lehet továbbá az is, hogy ha megoldható, a leltározás idejére függesszünk fel mindenféle raktáron belüli és kívüli anyagmozgatást, illetve kössük szabályzathoz azt is, hogy a leltározás alatt a telephelyen lehetőleg csak a leltározást végzők legyenek jelen.
Nagyban kiküszöbölhető a különféle visszaélések kockázata akkor is, ha a leltározásért felelőseket két csoportra osztjuk. Egy csapat kezelje a papír alapú leltáríveket (ők írják fel az adatokat), míg egy másik csoport munkája az legyen, hogy ők rögzítsék a leltárívekre felírtakat a leltározási rendszerbe. Vagyis legyenek olyanok, akik csak számolnak, és olyanok is, akik csak rögzítik az adatokat.
Mivel az adatrögzítés egyik leggyakoribb hibája, hogy egy idő után akaratlanul is felcserélhetjük a számokat, vagy a szemünk odaképzel olyat is, ami nincs is ott, célszerű egy úgynevezett tiszta szemet is bevonni a munkába. Ő lesz az, aki bevitel után ellenőrzi, hogy minden szám tényleg stimmeljen és az adatok helyesek legyenek. Ahogy azt már fentebb is említettük, a leltározás időigényes munka, ezért időhiány, kapkodás miatt gyakoriak az ilyen tévedések. Persze az ilyesfajta hibák mögött általában nincs szándékosság, ám mégis ajánlott erre is odafigyelni.
Árulkodó jelek – mikor érdemes gyanakodni?
Végezetül fokozottan fontos a leltár jóváhagyása előtt alaposabban is szemrevételezni a készlet/raktármodult. És, hogy mire kell ilyenkor gyanakodni? A változatlannak hitt paraméterek között érdemes kutakodni. Szemet szúrhat közvetlenül a leltározás előtt vagy után végrehajtott látszólag indokolatlan tranzakció, fiktív beszállítás, hirtelen történő selejtezés, visszáru stb.
Összességében tehát elmondható, hogy mind a leltározás előkészítésében, mind pedig annak lebonyolításában fokozottan fontos az óvatosság. Természetesen a fent felsoroltak csak nagy általánosságban mutatják be, hogy milyen melléfogások, turpisságok állhatnak annak hátterében, ha a leltár végén stimmelnek a számok, és mégsem.
Ha úgy érzi, túl nagy teher és túlságosan időigényes a leltár megszervezése, lebonyolíttatása, felügyelete, forduljon hozzánk bizalommal!
